V2EX = way to explore
V2EX 是一个关于分享和探索的地方
现在注册
已注册用户请  登录
123go
V2EX  ›  程序员

老板很喜欢用邮件进行工作沟通,如何优雅的组织和查阅邮件信息

  •  
  •   123go · 81 天前 · 4342 次点击
    这是一个创建于 81 天前的主题,其中的信息可能已经有所发展或是发生改变。

    我有几个痛点

    1. 公司有几个同事喜欢在回复邮件的时候,直接在别人的邮件基础上进行批注,比如:他回的正文内容只有“请见下面红色字体回复”,然后在别人的邮件正文中进行追加描述。这样来往多封邮件以后,整个邮件就变的花里胡哨,非常难以阅读
    2. 有时候同事回复的正文内容只有两个字“好的”,但这却是一封非常大的邮件,因为同事已经来回沟通很多封邮件了,这种累加的冗余信息,实在是太不环保了😂
    3. 每一封回复的邮件正文中都有一大堆 发件人、收件人、抄送 的信息,这又是一种冗余信息(收、发件人不变的情况下)

    如果不可避免的要用邮件办公和信息沟通,面对这些问题,大家有没有什么优雅的解决方案? 又或者我需要调整一下心态,重新发现一下邮件办公的好处,以致于可以忽略以上这些弊端

    45 条回复    2022-09-17 11:23:03 +08:00
    buyan3303
        1
    buyan3303  
       81 天前   ❤️ 1
    邮件办公的好处:
    留记录,留记录,留记录,这个是非常重要的事情。

    我本人岗位是销售内勤,所以得兼顾收款信息记录。
    客户群体年龄段有 20 多-50 多快退休了的人,
    但是多数喜欢微信语音,或者是加了微信,直接电话沟通,或者微信电话沟通。

    即使是安卓手机设置自动通话录音,但是也不能直接转换成文字进行保存。
    这样就不方便后面需要搜索的时候,文字搜索。
    而且每次批注的内容越详细,后续回查的时候,越能精准。
    yuyue001
        2
    yuyue001  
       81 天前   ❤️ 4
    邮件可追溯,非即时消息,易于保存,都是优点啊。

    比起工作用微信的公司,随随便便建几十个群。每个信息都要查看,一会就找不到了,有事情要及时回复。你就知道邮件是一个好工具了。
    123go
        3
    123go  
    OP
       81 天前
    @buyan3303 #1 这个确实是最大的好处,微信不能云存储聊天记录放大了邮件的这种好处。
    lion9527
        4
    lion9527  
       81 天前   ❤️ 5
    重要邮件做好标记和整理就可以了,邮件搜索也方便。

    用微信这类办公的才是灾难,他们毫无边界感,可能 24 小时都要会找你谈工作,且聊天记录不方便搜索。
    要是碰到用嘴提需求的领导,那更是日了狗,他昨天说的今天就不认账了。
    rocksolid
        5
    rocksolid  
       81 天前   ❤️ 1
    1 邮件可以装作没看到 微信 @你 你几次逃都逃不掉
    2 邮件非办公时间完全可以不看
    dingwen07
        6
    dingwen07  
       81 天前 via iPhone
    用邮件办公是好文明
    但是邮件回复的时候应该直接写文字,不应该去编辑之前邮件的正文,可以用引用来提及
    感觉,这是把邮件当成 Word 批注在用……
    123go
        7
    123go  
    OP
       81 天前
    可追溯的工具有很多,只要有服务器存储,都是可以追溯的。
    但是邮件的问题在于不够结构化,消息与消息之间关系不够明晰。尤其是一个主题需要沟通大量细节的时候,往来很多遍以后,具体细节的回复对象就会变的很混乱了。
    虽然可追溯,但是增加了搜索、归类、整理、聚合等的成本。
    我个人认为邮件沟通就是万金油,能用,但是相比更专业的工具,比如项目管理工具、bug 管理工具、设计协作工具等,要低效的多。
    123go
        8
    123go  
    OP
       81 天前
    @dingwen07 #6 是啊,这个是最烦的
    SimonOne
        9
    SimonOne  
       81 天前
    有几个同事喜欢在回复邮件的时候,直接在别人的邮件基础上进行批注

    ———————————————————————————————
    直接明说,让他不要改,要改就保存成附件。
    123go
        10
    123go  
    OP
       81 天前
    @lion9527 #4 哈哈哈哈,这不是工具问题,这是人的问题。
    irainsoft
        11
    irainsoft  
       81 天前   ❤️ 2
    感觉像是你的同事使用了错误的邮件方法,邮件的批阅应该引用或以附件批注文件的形式来回复,而不是编辑自动附上的原始邮件
    Qy2FbR
        12
    Qy2FbR  
       81 天前 via Android
    没什么好的解决办法,有就是我大 slack 。 手动狗头(
    Vindroid
        13
    Vindroid  
       81 天前
    我更喜欢别人直接在之前的邮件里用红字批注,也不愿逐条引用来说明,不然邮件到后面又臭又长。总之习惯就好,我反正是把邮件按项目归纳,要找的时候全局搜索
    buyan3303
        14
    buyan3303  
       81 天前
    比较优雅的用邮件办公,foxmail 。
    我没试过 将 foxmail 的文件放进同步盘里是怎么样,
    如果这样可以的话,数据多了也没什么关系,反正网盘受的了。

    专业的项目规划软件,确实比邮件高效,
    但是前提是钱,
    如果老板不差钱,专门买了一个适合的项目规划软件,
    那完全可以抛弃邮件,
    反之,我倒是希望我客户和我沟通的时候可以用邮件,
    至少用邮件的时候,我能有时间想想接下去要怎么回复,
    社恐狂喜!!!!
    idblife
        15
    idblife  
       81 天前
    gmail
    darksword21
        16
    darksword21  
       81 天前
    你需要看下 emacs-devel 那种形式的
    vazo
        17
    vazo  
       81 天前
    第一点引用原始邮件追加回复我认为是正确的,特别是针对其中的某个内容的时候,否则别人不知道我说的是什么,还要再翻一次原始邮件.
    第二第三点也有可能是原始邮件写的不好,有很多问题,导致收件人反复回复确认.
    jjwjiang
        18
    jjwjiang  
       81 天前
    编辑邮件来进行 Q&A 回答是非常常见的邮件办公模式

    考虑你说的情况,实际的邮件 loop 会是:

    userB: 请看补充标注
    userA: 请看补充问题
    userB: 请看标注
    userA: 请回答问题?
    Q1: XXX
    A1: YYY
    Q2: ZZZ
    A2: CCC
    Q3: VVV

    如果基于这种模式,大家只要找到这一个块就能迅速得到讨论过程和最终结论,而如果按你的想法,通过正文不断回复
    那实际上邮件的 loop 会变成这样:

    userB: 补充回答
    Q1
    A1
    Q2
    A2
    Q3
    A3

    userA:补充问题?
    Q1
    A1
    Q2
    A2
    Q3
    userB: 回答
    Q1
    A1
    Q2
    A2
    userA:问题?
    Q1
    Q2


    整个邮件的可读性才会变得极差,容易误读,也难以追溯讨论过程。
    jjwjiang
        19
    jjwjiang  
       81 天前
    另外更不用说有可能是三方甚至多方参与的讨论了,每人复制一遍问题再写自己答案你会疯的

    相反,大家按顺序编辑正文,可以把所有回复列在问题下面,一目了然
    nosugar
        20
    nosugar  
       81 天前
    邮件大了可以不附上原始邮件,foxmail 可以根据发件人分文件夹
    testver
        21
    testver  
       81 天前   ❤️ 4
    太多来回的邮件,是需要级别低的一方或发起者,整理成类似会议纪要或阶段性总结的。

    比如:

    各位领导,按照我们 xx 年月日—yy 年月日之间的沟通记录,已经达成一致或有结果的,现在情况汇总如下
    1
    2
    3

    还存在什么问题
    1
    2
    3

    我们建议
    1
    2
    3
    sutra
        22
    sutra  
       81 天前   ❤️ 2
    > 在别人的邮件正文中进行追加描述
    这个叫做交织回复[1]。

    [1] https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%9B%9E%E5%B8%96%E9%A3%8E%E6%A0%BC
    LindsayZhou
        23
    LindsayZhou  
       81 天前
    我也很喜欢用邮件,不过一般是开源社区的邮件列表,可以参考一下开源社区怎么用的。

    截图是 Python-Dev 最近的几封邮件 ( neomutt + offlineimap + notmuch),可惜现在基本上转到 discuss.python.org 上去了:![2022-09-16_12_35_07.png]( https://s2.loli.net/2022/09/16/NKkbJYmGVfhMUFE.png)

    SourceHut 是基于邮件流的代码托管平台,上面找两个活跃的看下也许会有帮助
    tabris17
        24
    tabris17  
       81 天前
    邮件是用来甩锅用的,细节请用聊天软件确认
    123go
        25
    123go  
    OP
       81 天前
    @darksword21 #16 谢谢。这种每个 thread 仅有一两个讨论点,是没什么问题的。我这边的情况是,一封邮件一次性提出一堆的问题,然后几个人同时对这封邮件进行 @sutra 提到的“交织回复”
    123go
        26
    123go  
    OP
       81 天前
    @testver #21 谢谢,有启发
    xzysaber
        27
    xzysaber  
       81 天前
    红色字体。个人不喜欢,而且从科学(心理)上来说,印象中有“不好”的一些副作用。
    tankren
        28
    tankren  
       81 天前
    邮件就是证据
    shijingshijing
        29
    shijingshijing  
       81 天前
    上下文各种引用很多的时候,试试 Outlook 桌面版,真的是我见过最好的邮件客户端,没有之一。本来是力挺开源的 Thunderbird ,结果这货的邮件上下文引用是灾难级体验,而且把邮件数据库单独存在一个大文件里面(可能是我设置的不对?),在 xp 的 FAT32 年代,被狠狠的坑过一会,以后就铁了心用 Outlook 。

    新版的 Outlook 夹杂了不少私货,建议 2003 到 2017 之间的版本,2003 是最后一个经典界面的版本,后面都是那种 Ribbon Style ,占用空间太大了。
    kilotiger
        30
    kilotiger  
       81 天前
    能理解楼主的困扰。主要还是很多人习惯问题,虽然工具变成了邮件,但还是发微信的习惯,“好的”“OK”回复占用一大堆。

    上面看到了一些很值得借鉴的方法,把问题都罗列清楚最明了,可能比换一些邮件工具管用。
    123go
        31
    123go  
    OP
       81 天前
    @xzysaber #27 他们挑选颜色只是用来区别别人的回复,黄色、绿色等等都有
    123go
        32
    123go  
    OP
       81 天前
    @kilotiger #30 这个是的,如果不可避免要用邮件的话,可能需要整理一套邮件回复、发送、总结的规范,公司内部都统一遵守。
    joesonw
        33
    joesonw  
       81 天前 via iPhone
    结构化邮件不就是 slack 吗?用里面的 thread
    123go
        34
    123go  
    OP
       81 天前
    @joesonw #33 这个得需要配合 slack 客户端使用吧,我这边的情况不太好推
    rekulas
        35
    rekulas  
       81 天前
    这不是邮件的问题,是邮件客户端的问题
    好几年前国外就流行把邮件格式化,像聊天软件一样直观,忘了做的最大的是谁了,Slack, YoMail Group 都是其中一个
    gps949
        36
    gps949  
       81 天前
    @xzysaber 这还真不是你个人不喜欢的事情,红色文字信件在传统意义上就表示绝交信。
    swulling
        37
    swulling  
       81 天前   ❤️ 2
    各大开源邮件列表基本都有 2 个要求:

    ( 1 )禁止在顶部张贴

    头部张贴指的是:点击“回复”,在保持所有的文本完好的情况下,在邮件正文的顶部添加你的回复内容。这样做将会删除你的回复所面向的主题的内容,由于所有阅读该邮件的人在完全理解该邮件内容之前,他们需要多次重复阅读改邮件,这将会占用他们更多时间,并且增加一些不必要的困难。


    ( 2 )修剪不需要进行回复的文本

    在不进行头部张贴的前提下,您需要删除不直接进行回复的原邮件文本。这样将会是你的回复简短,保持在一定的长度的范围之内。


    总的来说就是不要无脑引用之前的邮件,而是进行裁剪,不要怕丢失引文,因为邮件客户端会保存 thread 。
    ifbluethen
        38
    ifbluethen  
       81 天前
    收到这种回复其实应该用已读回执来替代。
    xzysaber
        39
    xzysaber  
       81 天前
    @gps949 说个人是因为怕容易和别人起争执,哈哈。
    haichaofine32
        40
    haichaofine32  
       80 天前 via Android
    xy90321
        41
    xy90321  
       80 天前 via iPhone
    inline 回复也算是一种回复方式
    对于第三方不友好,但是对于当事方可以有效避免误解
    l
    pooorguy
        42
    pooorguy  
       80 天前 via Android
    有没有遇到过邮件标题是"回复:回复:回复-中午吃什么"
    123go
        43
    123go  
    OP
       80 天前
    @pooorguy #42 这个遇到过,应该是邮件客户端的问题,需要手动编辑一下,不然一大串的“回复: 回复: ”
    taobibi
        44
    taobibi  
       80 天前
    邮件有非常多的优点,特别是以后工作多了会发现的更多
    易保存,易检索,易分类归档,消息不会过期。是否已读都有显示
    这是微信消息所不具备的
    endle
        45
    endle  
       80 天前
    解决方案在于人,所有的参与者都要遵循基本的邮件礼仪。

    真羡慕有这样的老板
    关于   ·   帮助文档   ·   API   ·   FAQ   ·   我们的愿景   ·   广告投放   ·   感谢   ·   实用小工具   ·   3494 人在线   最高记录 5497   ·     Select Language
    创意工作者们的社区
    World is powered by solitude
    VERSION: 3.9.8.5 · 43ms · UTC 11:22 · PVG 19:22 · LAX 03:22 · JFK 06:22
    Developed with CodeLauncher
    ♥ Do have faith in what you're doing.